Organizzazione e partecipazione a fiere e eventi - Domoexport
Organizzazione e partecipazione a fiere e eventi

Organizzazione e partecipazione a fiere e eventi

Nate con l’unico scopo di comprare e vendere prodotti e servizi, le fiere si sono evolute e sono diventate sempre di più una preziosa occasione per stringere relazioni, soprattutto quando ci si approccia ad un nuovo mercato estero.

Una cosa però è rimasta la stessa: partecipare ad una fiera richiede un investimento significativo di tempo e denaro. Per questo motivo è indispensabile affidarsi nelle mani di chi conosce bene le potenzialità di ogni evento e può valutare, con criteri di misurazione concreti e misurabili, l’opportunità o meno di una partecipazione.

Nell’ambito dei servizi export, la nostra esperienza ci permette di fornire assistenza nella gestione di tutte le attività connesse alla partecipazione ad eventi fieristici sul territorio nazionale ed internazionale.

L’estero va presidiato e la partecipazione alle Fiere di settore è un’ottimo modo di farlo

ufficio export

In che modo possiamo affiancarti?

L’attività di consulenza e supporto ti segue in tutte le fasi:

  • Preparazione e indagine commerciale
  • Pre-fiera: negoziazione, contrattualistica e allestimento
  • In fiera: presenza costante in stand
  • Follow up: analisi dei risultati
  • Assistenza per incontri e missioni b2b

Organizzazione e partecipazione a fiere e eventi

Affinché la partecipazione alla fiera estera sia un successo, occorre pianificare ogni aspetto dell’evento con scrupolosa attenzione, evitando le improvvisazioni e valutando i costi che dipendono da molte variabili. Eccone alcune:

Tipo di evento

Esistono centinaia di fiere diverse. Ognuna si differenzia dall’altra per settore, tipologia di evento, obiettivi, ecc. Nel caso di una fiera in un Paese estero, è fondamentale considerare la partecipazione della propria azienda insieme a delle figure specializzate che conoscono l’offerta fieristica locale e sapranno consigliare sulle manifestazioni di maggiore appeal. “A chi è rivolta la fiera? Che tipologia di aziende parteciperanno? Quante persone sono previste? Che risultati hanno ottenuto nelle edizioni precedenti?” Solo chi ha un’ottima conoscenza del mercato estero potrà rispondere con cognizione di causa a queste fondamentali domande e determinare quanto investire per poter avere uno spazio dedicato alla tua azienda.

Allestimento dello stand

Lo stand rappresenta il bigliettino da visita dell’azienda. Lo spazio a disposizione dovrà quindi essere organizzato al meglio, senza trascurare alcun elemento per invogliare i visitatori a fermarsi e dargli l’opportunità di conoscere le attività.
Le dimensioni, senza dubbio, sono importanti per farsi notare ma non determinanti: a volte è meglio avere a disposizione uno spazio ridotto  ma ben organizzato e dal design accattivante rispetto ad un grande stand non adeguatamente allestito, freddo e dispersivo.

Materiale espositivo

Quando pianifichiamo uno spazio espositivo in fiera, bisogna fare attenzione a non dimenticare nulla. Per questo motivo la preparazione a questo tipo di eventi spesso inizia molti mesi prima: è buona norma iniziare per tempo, ad esempio, a stilare una lista del materiale da portare e interfacciarsi con gli organizzatori per stabilire insieme il momento in cui tutto dovrà arrivare a destinazione per iniziare l’allestimento.  Anche il materiale pubblicitario dovrà essere personalizzato e progettato in modo che sia anche comodo da far pervenire sul luogo della fiera, senza sgualcirsi o addirittura rompersi: sarà preferibile, ad esempio, un totem avvolgibile che viaggia tranquillamente in aereo ad una stampa su plexiglass.

Chi mandare in fiera

Come abbiamo già accennato, le fiere sono un’ottima opportunità per stringere nuove relazioni commerciali. Per questo, la scelta del personale che presidierà lo stand è determinante per il successo del nostro investimento. La presenza di  personale ben preparato, infatti, si traduce sempre in una maggiore affluenza.

I membri del “dream team” dovranno essere preparati, educati, disponibili e professionali. Nel caso di una fiera all’estero, sarà necessario assicurarsi che conoscano perfettamente la lingua per poter dialogare con i visitatori provenienti da tutto il mondo.

All’interno della squadra sarà bene individuare i seguenti ruoli:

  • coordinatore: ovvero, il responsabile dello stand, con il compito di controllare le attività e il comportamento del personale. Può inoltre occuparsi di gestire i contatti ed eventuali trattative in loco.
  • Hostess o steward: hanno il compito è di curare i rapporti con il pubblico, descrivendo e mostrando i prodotti e/o servizi ed eventualmente indirizzarli verso le figure senior opportune
  • Addetto Stampa/Social Media Manager: il professionista addetto alla creazione di contenuti accattivanti e di qualità, specialmente sui canali social. Non sfruttare appieno le potenzialità che oggi offrono i social media significa perdersi un mondo infinito di possibilità di promozione, anche in fiera! Video, foto, interviste serviranno a mostrare il modo in cui l’azienda si rivolge al pubblico, anche a chi non è presente all’evento.
  • Figure commerciali: saranno soprattutto loro ad occuparsi di portare risultati tangibili con fornitori, clienti e potenziali partner. Sceglili molto attentamente oppure affidati a chi fa questo di professione.
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